Forse solo quando dobbiamo scrivere email alle istituzioni o ai superiori conserviamo un minimo di riguardo nel linguaggio e di correttezza nella forma, per il resto gli scambi email tra colleghi, conoscenti, amici, e nei rapporti commerciali sono spesso conditi di errori e mancanze che ai tempi delle lettere di carta sarebbero costati cari.
Su molti siti che illustrano come scrivere lettere e email si fa distinzione tra messaggi formali e informali, seguendo l'assurda idea che una mail a un amico possa essere scritta senza il rispetto di certi principi mentre un messaggio di tipo professionale avrebbe bisogno anche di un'immagine corretta.
Infatti, quando ricevo mail senza oggetto, che non vanno subito al dunque, e piene di mostruosità linguistiche il disturbo che provo è identico, sia per il mittente-amico che per quello professionale.
La comunicazione scritta non è - e non mi stancherò mai di scriverlo qui e altrove - analoga a quella parlata, perciò esistono regole e procedure esatte anche per scrivere una lettera o una mail nel modo giusto.
Ecco un elenco di errori che faranno sicuramente arrabbiare il destinatario delle tue mail:
- lasciare l'oggetto in bianco o scrivere cose fuori luogo rispetto al contenuto della mail - le caselle mail sono per molte persone strumento di lavoro, l'oggetto ci aiuta a discernere quali mail aprire subito, quali posticipare, quali eventualmente cancellare, visto che ne abbiamo il diritto; non togliercelo, trascurando questo elemento
- rivolgersi al destinatario per nome quando non c'è alcun rapporto - nelle mail professionali va usato il cognome e il titolo professionale del destinatario, al quale ovviamente si da del lei
- usare maiuscole o caratteri tipografici "originali" - la lettura sullo schermo affatica gli occhi, per questo la maggioranza dei testi sul web è scritta sempre con i soliti font, perché hanno caratteristiche formali che facilitano la lettura; le maiuscole fanno venire la tachicardia a chi legge, i caratteri "comici e simpatici" lo sono solo per chi li ha inventati, probabilmente
- usare sigle - nel mondo della comunicazione professionale, è bene accertarsi che il destinatario conosca cosa c'è dietro una sigla che gli indichiamo, perciò sarebbe sempre meglio scrivere accanto alla sigla il suo scioglimento; nelle email tra amici, a meno che tu non sia in preda a un regresso adolescenziale fatto di T.V.T.B. e quelle robe lì, evita del tutto le sigle
- scrivere un blocco unico - questa regola vale per qualsiasi testo, ma nelle mail assume un'importanza particolare; in genere, la formattazione delle mail è tale che senza spazi diventino veramente illeggibili e indigeribili; vai a capo quanto più spesso è possibile
- allegare senza avvisare - alcuni servizi mail inseriscono di propria iniziativa annunci pubblicitari alla fine del testo di una mail, ma prima dello spazio allegati; questo induce chi legge a pensare che la mail sia finita e che non ci sia altro da prendere in considerazione, così gli allegati vengono trascurati; basta scrivere alla fine che abbiamo aggiunto in allegato il documento x e il problema è risolto
- mandare mail anonime - è incredibile quanta gente si dimentichi di aggiungere la propria firma alla fine; se poi l'indirizzo mail è di quelli "creativi" tipo bambolina68 o cavallodirazza75 stiamo freschi
- inviare più volte lo stesso messaggio per indurre una risposta - è vero che bisognerebbe rispondere al più presto a ogni mail ricevuta, ma continuare a inviare lo stesso testo a coloro che non ti rispondono non fa che allontanare ancor di più la possibilità che lo facciano; scrivigli invece una mail in cui chiedi loro se hanno ricevuto la tua precedente e risponderanno (se ne hanno voglia, altrimenti cancella quell'indirizzo)
- usare il CC invece del CCN - si tratta delle modalità di invio mail a destinatari multipli; nel primo caso, tutti vedranno gli altri indirizzi ai quali hai inviato il messaggio, e qualcuno potrebbe non gradire, perciò meglio adottare la seconda modalità
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