sabato 14 settembre 2013

8 errori (più uno) da evitare quando scrivi email

Email: ne abbiamo tutti le caselle piene...

Sì, anche in senso figurato, ma soprattutto in quello letterale.

Del resto, l'email è giustamente diventata il principale mezzo di comunicazione scritta di una certa rilevanza.

Ovvio che a volte gli sms sono ancor più rilevanti per la vita privata, e che i social network cercano di riprodurre piazzette nelle quali ritrovarsi e condividere più che altro pensieri, spunti, desideri, se e ma di varia natura.

Ma la scrittura, quella che comunque è necessaria per certe transazioni interpersonali, quella che una volta si faceva con le lettere e che in parte ancora oggi avviene tramite raccomandate, trova ormai il suo terreno nella comunicazione via mail.

L'email si usa largamente nei rapporti di lavoro, e questo può ingannare circa la sua specificità.

Oserei dire invece che il suo utilizzo riguarda la professionalità in genere.

Così, ci possono essere professionisti di un settore, che tuttavia non lavorano in quel settore ma lo praticano per passione o perché lo stanno studiando, che senz'altro preferiscono usare le mail per comunicarsi informazioni, risultati, dati, appuntamenti.

Un corso si può organizzare in tutto e per tutto comunicando via mail con i partecipanti, dato che ogni discussione si può condividere con gli altri.

Ma anche un gruppo di amatori di qualsiasi cosa possono trovare comoda la mail per dirsi dove incontrarsi, a che ora, suggerire strade e percorsi, avanzare proposte su dove andare, quali posti o persone visitare e così via.

Infine, la comunicazione via mail consente di allegare files, e chi con le mail ci lavora o condivide una professione o un'attività anche come hobby, trova molto comoda questa funzione.

L'email funziona, insomma, e gli scettici se ne facciano una ragione.

Come possiamo usare questo mezzo rendendolo più semplice, utile, gestibile, per noi che scriviamo e per gli altri che leggeranno?

Per la sua natura poliedrica, l'email difficilmente si può inglobare in un modello preciso.

Certo, se stiamo scrivendo un'email alla stregua di quelle che una volta si chiamavano lettere commerciali dovremo seguire più o meno una scaletta precisa.

Ma quella è solo una delle tante tipologie di lettere elettroniche che scriviamo o leggiamo.

Spesso la mail slitta dal linguaggio più formale a quello discorsivo, i saluti si fanno più confidenziali, all'improvviso, oltre alle informazioni essenziali, c'è spazio per il superfluo, tutto per mimare una certa vicinanza tra le persone, come se parlassimo a tu per tu.

Ecco dunque per te otto errori fatali da non commettere, per sfruttare al meglio la tua posta elettronica, scrivere più facilmente le tue email e facilitare agli altri la lettura.

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