8 errori (più uno) da evitare quando scrivi email

Email: ne abbiamo tutti le caselle piene...

Sì, anche in senso figurato, ma soprattutto in quello letterale.

Del resto, l'email è giustamente diventata il principale mezzo di comunicazione scritta di una certa rilevanza.

Ovvio che a volte gli sms sono ancor più rilevanti per la vita privata, e che i social network cercano di riprodurre piazzette nelle quali ritrovarsi e condividere più che altro pensieri, spunti, desideri, se e ma di varia natura.

Ma la scrittura, quella che comunque è necessaria per certe transazioni interpersonali, quella che una volta si faceva con le lettere e che in parte ancora oggi avviene tramite raccomandate, trova ormai il suo terreno nella comunicazione via mail.

L'email si usa largamente nei rapporti di lavoro, e questo può ingannare circa la sua specificità.

Oserei dire invece che il suo utilizzo riguarda la professionalità in genere.

Così, ci possono essere professionisti di un settore, che tuttavia non lavorano in quel settore ma lo praticano per passione o perché lo stanno studiando, che senz'altro preferiscono usare le mail per comunicarsi informazioni, risultati, dati, appuntamenti.

Un corso si può organizzare in tutto e per tutto comunicando via mail con i partecipanti, dato che ogni discussione si può condividere con gli altri.

Ma anche un gruppo di amatori di qualsiasi cosa possono trovare comoda la mail per dirsi dove incontrarsi, a che ora, suggerire strade e percorsi, avanzare proposte su dove andare, quali posti o persone visitare e così via.

Infine, la comunicazione via mail consente di allegare files, e chi con le mail ci lavora o condivide una professione o un'attività anche come hobby, trova molto comoda questa funzione.

L'email funziona, insomma, e gli scettici se ne facciano una ragione.

Come possiamo usare questo mezzo rendendolo più semplice, utile, gestibile, per noi che scriviamo e per gli altri che leggeranno?

Per la sua natura poliedrica, l'email difficilmente si può inglobare in un modello preciso.

Certo, se stiamo scrivendo un'email alla stregua di quelle che una volta si chiamavano lettere commerciali dovremo seguire più o meno una scaletta precisa.

Ma quella è solo una delle tante tipologie di lettere elettroniche che scriviamo o leggiamo.

Spesso la mail slitta dal linguaggio più formale a quello discorsivo, i saluti si fanno più confidenziali, all'improvviso, oltre alle informazioni essenziali, c'è spazio per il superfluo, tutto per mimare una certa vicinanza tra le persone, come se parlassimo a tu per tu.

Ecco dunque per te otto errori fatali da non commettere, per sfruttare al meglio la tua posta elettronica, scrivere più facilmente le tue email e facilitare agli altri la lettura.

• Metterci una vita: anche se le mail hanno rubato alle vecchie lettere le loro funzioni, le hanno sostituite proprio per la loro velocità; perciò, non stare lì ore e ore a scrivere una mail, e permetti al tuo entusiasmo e alla tua personalità di emergere anche con una scrittura meno rigida
• Scrivere poemi: ricordati che nelle mail non c'è il tono della voce, per cui assicurati di scrivere con chiarezza; ora, tra una frase di cinque parole e una di dieci, quest'ultima è enormemente più a rischio di essere poco chiara, proprio perché contiene più elementi e quindi una potenziale ambiguità; scrivi pure la tua lettera ma poi revisionala attentamente, proprio con l'obiettivo di ridurre il numero di parole in ogni frase; se riesci a ridurre la tua prima stesura della metà, i destinatari ti ringrazieranno
• Monologare troppo: la velocità di trasmissione delle mail ha reso la comunicazione via posta elettronica molto più immediata, quasi a simulare una vera conversazione; c'è però ancora gente che scrive le email come se fossero lettere la cui risposta arriverà dopo due settimane, e sono quelle le mail che non ci piace leggere; pensa invece di avere davanti il destinatario e di parlargli; in una conversazione a due si parla a turno, non si fanno monologhi tranne in rari casi, e soprattutto ci si fanno domande a vicenda per sapere, approfondire, chiarire; invece di monologare, chiedi
• Seguire modelli rigidi: se scrivi a destinatari con i quali non sei in confidenza non devi per forza trasformarti in una segretaria di uno studio legale; pensa a che cosa diresti se invece di scrivere facessi una telefonata; per la formalità basta dare del lei, ma - così come faresti al telefono - vai subito al dunque, spiega il motivo della tua comunicazione, fai le domande che devi fare e congedati, con la stessa semplicità del parlato
• Mettere distanza: soprattutto se sai scrivere bene, c'è il rischio che tu ti compiaccia andandoti a ficcare in linguaggi troppo ricercati e soluzioni sintattiche eccessive per una semplice mail, con l'effetto di far sentire distanti anche i tuoi cari; perciò rileggi ciò che hai scritto e cerca di inserire tuoi tocchi personali, espressioni o parole che ti rendano riconoscibile o ti rispecchino per come sei quando NON scrivi
• Usare funzioni automatiche: alcuni servizi di posta elettronica ti permettono di impostare determinati elementi, in modo da farli comparire in qualsiasi lettera che scriverai; capisco che tutta la tiritera del titolo professionale, indirizzo, telefono, codice fiscale e partita IVA in certi contesti sia utile (non sempre necessaria), però quello che dovresti evitare sono i saluti automatici preimpostati; divertiti invece a variare tra un formale molti saluti e un semplicissimo a presto, e ogni tanto spazia verso un mi fa piacere averti sentito e altre formule più amichevoli
• Usare troppo la prima persona: la mail non è lo speaker corner dal quale sciorinare le tue idee, è innanzitutto qualcosa che entra letteralmente nella casa di qualcun altro; solo per questo, il rapporto tra la prima persona - cioè quando parli di te - e la seconda persona - ossia quando parli del destinatario - dovrebbe essere almeno paritario; e poi, a usare il tu e il nome dell'interlocutore si ottengono grandi risultati persuasivi
• Trascurare l'oggetto: fino a qualche tempo fa c'era ancora gente che inviava mail senza oggetto, costringendoti a leggerle per forza pur di capire le loro intenzioni; ma anche oggi, pur ricevendo mail tutte munite di oggetto, non è che le cose siano migliorate di molto; io sono cattivo, e cestino senza pietà le mail con un oggetto che non mi fa capire di che cosa tratta il testo; anche qui è un po' come per telefono, tu chiami e annunci il motivo della chiamata, così chi è dall'altro capo può capire e scegliere come aiutarti o indirizzarti; l'oggetto delle mail semplicemente permette alle persone di leggere subito quelle che appaiono più urgenti e specifiche, magari posponendo quelle meno importanti al momento o troppo generiche; usalo con precisione e le tue email saranno aperte con certezza

Il tuo tempo è prezioso, ma perché non dovrebbe esserlo quello degli altri?

Forse l'errore più grande, dal quale nessuno può dirsi immune è dare per scontata l'attenzione del destinatario, e il modo migliore per evitarlo è impegnarti ogni volta a riconquistarla.