8 errori (più uno) da evitare quando scrivi email

Email: ne abbiamo tutti le caselle piene...

Sì, anche in senso figurato, ma soprattutto in quello letterale.

Del resto, l'email è giustamente diventata il principale mezzo di comunicazione scritta di una certa rilevanza.

Ovvio che a volte gli sms sono ancor più rilevanti per la vita privata, e che i social network cercano di riprodurre piazzette nelle quali ritrovarsi e condividere più che altro pensieri, spunti, desideri, se e ma di varia natura.

Ma la scrittura, quella che comunque è necessaria per certe transazioni interpersonali, quella che una volta si faceva con le lettere e che in parte ancora oggi avviene tramite raccomandate, trova ormai il suo terreno nella comunicazione via mail.

L'email si usa largamente nei rapporti di lavoro, e questo può ingannare circa la sua specificità.

Oserei dire invece che il suo utilizzo riguarda la professionalità in genere.

Così, ci possono essere professionisti di un settore, che tuttavia non lavorano in quel settore ma lo praticano per passione o perché lo stanno studiando, che senz'altro preferiscono usare le mail per comunicarsi informazioni, risultati, dati, appuntamenti.

Un corso si può organizzare in tutto e per tutto comunicando via mail con i partecipanti, dato che ogni discussione si può condividere con gli altri.

Ma anche un gruppo di amatori di qualsiasi cosa possono trovare comoda la mail per dirsi dove incontrarsi, a che ora, suggerire strade e percorsi, avanzare proposte su dove andare, quali posti o persone visitare e così via.

Infine, la comunicazione via mail consente di allegare files, e chi con le mail ci lavora o condivide una professione o un'attività anche come hobby, trova molto comoda questa funzione.

L'email funziona, insomma, e gli scettici se ne facciano una ragione.

Come possiamo usare questo mezzo rendendolo più semplice, utile, gestibile, per noi che scriviamo e per gli altri che leggeranno?

Per la sua natura poliedrica, l'email difficilmente si può inglobare in un modello preciso.

Certo, se stiamo scrivendo un'email alla stregua di quelle che una volta si chiamavano lettere commerciali dovremo seguire più o meno una scaletta precisa.

Ma quella è solo una delle tante tipologie di lettere elettroniche che scriviamo o leggiamo.

Spesso la mail slitta dal linguaggio più formale a quello discorsivo, i saluti si fanno più confidenziali, all'improvviso, oltre alle informazioni essenziali, c'è spazio per il superfluo, tutto per mimare una certa vicinanza tra le persone, come se parlassimo a tu per tu.

Ecco dunque per te otto errori fatali da non commettere, per sfruttare al meglio la tua posta elettronica, scrivere più facilmente le tue email e facilitare agli altri la lettura.

Anche i ricchi sbagliano (a scrivere)

Gentile Silvio,

ho ricevuto, come molti altri cittadini italiani, la sua accorata lettera in merito alle imminenti elezioni, della quale avevo già ampiamente sentito parlare ieri, durante i notiziari e le tribune che lei e i suoi contendenti giustamente affollate, in questi ultimi giorni.

Non è mia intenzione, in questo post, entrare nel merito dei contenuti proposti ed espressi, anche se le affermazioni nel terzo paragrafo, circa la crisi del settore edilizio, stonano con quello che vedo da diversi anni, cioè terra mangiata da complessi residenziali che poi restano vuoti o che - dopo l'acquisto - rivelano pecche incredibili per delle case nuove di zecca.

Ma ritorno subito nei ranghi, per limitarmi a sottolineare - come più volte ho fatto in questo spazio - alcuni esempi - tratti dalla sua lettera, ma che avrei potuto estrapolare da moltissimi altri scritti - sul cattivo uso della lingua scritta.

La leggibilità, la scorrevolezza, la concisione, sono tra i principali obiettivi che una scrittura funzionale dovrebbe perseguire.

Con una revisione appena appena attenta, anche la sua missiva avrebbe potuto raggiungere la promozione a pieni voti, almeno per l'aspetto formale.

Purtroppo però certi passaggi del suo testo non sono privi di farraginosità, anche se lei sarebbe pronto a giurare che, trattandosi di una lettera-fiume, scritta nell'impeto della passione politica e dell'urgenza di mettere in guardia il suo popolo, giustamente non è perfetta, come fosse espressa a braccio più che meditatamente scritta.

Mi perdoni, dunque, se oggi, per dare qualche dritta ai poveri amanti della scrittura e dell'italiano che mi seguono, farò uso delle sue parole.

Come scrivere una lettera d'amore per San Valentino

Lo so, San Valentino può far storcere il naso, soprattutto a chi non può festeggiarlo, e finisce per essere trattato dai benpensanti come il Natale o la festa della donna, con frasi del tipo non dobbiamo essere più buoni solo un giorno all'anno e non dobbiamo mostrare il rispetto per le donne una tantum.

Chi ha una relazione d'amore però può cogliere una grande occasione, approfittando di questa festa degli innamorati.

Un'occasione unica per fare ciò che nella routine quotidiana può diventare difficile.

Ah, e pensi che una lettera sia questo gran colpo di genio?

Dipende da come la scriverai.

Perché per scrivere una grande lettera d'amore per San Valentino hai bisogno di due cose: un atteggiamento e un accorgimento tecnico.

Se seguirai questi due soli consigli, dalla tua penna sgorgherà qualcosa che farà esplodere gioia pura, in te che scriverai e in lei o in lui che leggerà.

Il mensile di Scrivibene: Giugno 2012

Dalla lettera alla mail
Dal mio punto di vista, non c'è alcuna differenza di contenuto e pochissime sono quelle relative alla forma, imposte dal supporto.

Per il resto, lettere e mail si equivalgono e saper scrivere le une vuol dire partire avvantaggiati nello scrivere le altre.

Leggi subito i post di questo mese sull'argomento:

• Come scrivere una lettera
• Scrivere email: fai anche tu questi errori?
• Come si scrive un'email virtuosa

Social blog?

Se i blog siano assimilabili ai social media è una questione dubbiosa su cui esistono pareri contrastanti.

Le differenze sono davvero così evidenti?

Sono due fenomeni separati o c'è una storia che li lega?

E soprattutto, chi ci impedisce di scrivere bene su entrambi?

Leggi le risposte a questi interrogativi cliccando qui.

Scrittura e magia

Alcuni consigli sulla scrittura sono così efficaci e penetranti da meritarsi una menzione speciale.

In questo elenco, quelli che hanno funzionato di più per me e per coloro con i quali li ho condivisi.

E tu quando scrivi?

Argomento molto controverso, che vede contrapporsi i fautori di una routine di scrittura sempre uguale ai fans della scrittura quando capita.

Ci sono pro e contro in entrambe le posizioni e forse si può trovare una sintesi.

Esistono però istanti nei quali si cela una ricchezza creativa che non va assolutamente sprecata, perciò leggi subito quali sono i momenti ideali per scrivere.

Messaggi di (cattivo) servizio

Mentre i difensori della lingua, che vorrebbero vedere il proprio idioma immutabile nei secoli, si lamentano per il modo in cui i giovani - quest'entità indefinita! - scrivono le loto tremende abbreviazioni con i telefonini e i computer, forse dobbiamo guardare anche a qualcun altro.

In questo post, scoprirai che a scrivere cattivi sms a volte sono le stesse aziende che ci permettono di inviarli.

Come si scrive un'email virtuosa

È vero, l'email, nel sostituire le lettere, ne ha preso giocoforza gli aspetti peggiori: una certa asetticità, nel linguaggio e nell'aspetto, contenuti forse utili ma non sempre piacevoli, ambiguità.

Non sono poche le mail che mi stupiscono, sia perché non riconosco la persona che me le ha mandate, in quelle parole, sia perché chi le scrive si esprime come un automa, sia perché a volte, per quanti sforzi faccia, non capisco veramente che cosa mi vogliano dire e devo sempre rispondere per chiedere chiarimenti (ma questo potrebbe anche essere un mio problema).

Per scrivere messaggi di posta elettronica corretti ed efficaci non ci sono poi tante regole, il trucco è avere dei modelli di base da utilizzare a seconda delle occasioni nelle quali si scrive, come quelli che trovi in Come si scrive una lettera (clicca sulla cover qui a destra) l'ebook che t'illustra in modo facile e rapido le vere e proprie ricette per cucinare le tue lettere e le tue mail per ogni esigenza.

Nell'ebook trovi anche una sezione completa di modelli di lettera e mail già strutturati, che dovrai solo riempire con le informazioni specifiche del tuo caso.

Ci sono però fattori che possono aiutarti sin da ora a rendere la tua email più virtuosa.

Ecco i tre più importanti.

Scrivere email: fai anche tu questi errori?

Se la scrittura di una lettera cartacea comporta il rispetto di una serie di regole formali, con l'arrivo delle email sembra che l'etichetta in fatto di comunicazione scritta si stata messa al bando.

Forse solo quando dobbiamo scrivere email alle istituzioni o ai superiori conserviamo un minimo di riguardo nel linguaggio e di correttezza nella forma, per il resto gli scambi email tra colleghi, conoscenti, amici, e nei rapporti commerciali sono spesso conditi di errori e mancanze che ai tempi delle lettere di carta sarebbero costati cari.

Su molti siti che illustrano come scrivere lettere e email si fa distinzione tra messaggi formali e informali, seguendo l'assurda idea che una mail a un amico possa essere scritta senza il rispetto di certi principi mentre un messaggio di tipo professionale avrebbe bisogno anche di un'immagine corretta.

Infatti, quando ricevo mail senza oggetto, che non vanno subito al dunque, e piene di mostruosità linguistiche il disturbo che provo è identico, sia per il mittente-amico che per quello professionale.

La comunicazione scritta non è - e non mi stancherò mai di scriverlo qui e altrove - analoga a quella parlata, perciò esistono regole e procedure esatte anche per scrivere una lettera o una mail nel modo giusto.

Ecco un elenco di errori che faranno sicuramente arrabbiare il destinatario delle tue mail:

Come scrivere una lettera

In pieno terzo millennio, circondati da marchingegni elettronici sempre più capaci di fare quasi tutto al posto nostro, un articolo come questo potrebbe inizialmente apparire come il relitto di un'altra epoca.

Eppure, basta dare uno sguardo alle statistiche per rendersi conto di tre cose molto semplici:

• I rapporti di comunicazione in ambiti professionali funzionano ancora tramite messaggi scritti e, con il dilagare dei social media, anche quelli interpersonali vengono abbondantemente vissuti tramite sms, mail, bacheche, commenti e chat da social network
• Sono ancora pochissime le persone in Italia in grado di trovare tutto ciò che serve su Internet – sebbene ci sia tutto, ma proprio tutto – e che preferiscono trovare il lavoro già fatto, comprese le indicazioni per scrivere lettere
• Tra le chiavi di ricerca più gettonate su Google – e tra i post più cliccati del mio blog – ci sono quelle relative al titolo di questo manuale e alle sue varianti, quindi come scrivere lettere, mail, biglietti, messaggi, e i siti che offrono frasi già pronte, nonostante siano vecchi e mal curati, continuano a stare ai primissimi posti

La solita contraddizione del nostro paese, fa sì che un manuale su come scrivere lettere, che non solo spiegasse che cosa sono le lettere, quelle formali – o commerciali, come si diceva una volta – e quelle personali, che non solo illustrasse come si scrivono passo dopo passo, ma che addirittura ne fornisse i modelli predefiniti già pronti, da riempire come fossero documenti da compilare, sarebbe invece quanto mai necessario.

Da questa premessa, nasce Come si scrive una lettera, il nuovissimo manuale di www.scrivibene.com che da oggi trovi nella vetrina libri del blog.

Come (non) si scrive una lettera a Babbo Natale (e non solo)

Gentili esseri umani,

dopo miliardi di lettere ricevute e miliardi di chilometri percorsi per esaudire le vostre richieste, quest'anno anch'io ho per voi una richiesta ed eccomi qui a scrivere la prima lettera da Babbo Natale, contro milioni di lettere a Babbo Natale.

Mentre le mie renne fanno un adeguato rifornimento, io mi accingo a caricare sulla mia fiammante slitta i doni da voi richiesti.

Non è stato sempre facile leggere le vostre lettere e, forse perché faccio questo lavoro da troppi anni, ho seriamente accarezzato l'idea di mollare tutto e lasciare il compito di porta-regali a un altro qualsivoglia Klaus di turno.

Alla fine ce l'ho fatta tenendo duro, ma anche a me piacerebbe tanto ricevere da voi, l'anno prossimo, un grande regalo: una lettera ben scritta.